エクセル（Excel）は、追加コストなしで請求書を作成・管理できる身近なツールです。一方で「項目の入れ忘れ」「消費税の計算ミス」「インボイス制度への対応」「ファイル管理の煩雑さ」といったつまずきも起きやすい書類でもあります。

この記事では、**excel請求書の作り方**をゼロから手順で解説し、テンプレートの活用、関数による自動計算、インボイス対応、納品書との連動、送付・保存の注意点までを一気通貫でまとめます。初心者の方が「今日から正しく作れる」状態を目指す実務ガイドです。

この記事でわかること

  • エクセルで請求書を一から作る具体的な手順（7ステップ）
  • 無料テンプレートの入手先と選び方
  • 消費税・合計を自動計算する関数の入れ方
  • インボイス制度・電子帳簿保存法への対応ポイント
  • 件数が増えたときの効率化・脱エクセルの判断基準

excel請求書作り方を始める前に｜必要項目と全体像

請求書づくりでまず押さえるべきは「何を書くか」です。レイアウトから手をつけると項目の入れ忘れが起きやすいため、先に記載項目を固めてから罫線を引くのが失敗しないコツです。

請求書に必要な記載項目

法律上「請求書はこの様式でなければならない」という決まりはありませんが、取引と支払いを正しく成立させるために、実務では次の項目を入れるのが一般的です。

区分項目補足
発行者会社名・氏名／住所／連絡先押印は任意（電子では省略可）
発行者登録番号（T＋13桁）インボイス（適格請求書）発行時に必須
宛先取引先名・敬称「御中」「様」を使い分け
基本情報請求書番号／請求日番号は連番管理が望ましい
明細取引内容・数量・単価・金額軽減税率対象は印を付ける
金額小計／消費税額／合計請求額税率ごとに区分して集計
支払振込先口座／支払期限振込手数料の負担も明記
備考取引条件・特記事項必要に応じて

インボイス制度で増えた必須項目

2023年10月開始のインボイス制度（適格請求書等保存方式）に対応する場合、上の表のうち登録番号、税率ごとに区分した合計額と適用税率、税率ごとの消費税額の3点が特に重要です。8％（軽減税率）と10％の取引が混在するなら、明細を税率別に分けて集計できる設計にしておきます。制度の詳細は国税庁「インボイス制度特設サイト」で確認できます。

まず方針を決める（自作かテンプレートか）

ゼロから作ると自由度は高い反面、項目漏れや計算式の組み込みに手間がかかります。初めて作る方や、すぐ使いたい方はテンプレート活用が近道です。自社の商習慣に合わせて細かく作り込みたい場合のみ、後述の手順で一から組み立てると良いでしょう。次章では、まず手早い「テンプレート活用」から見ていきます。

無料テンプレートでのexcel請求書作り方｜最短ルートと入手先

「今日中に1枚出したい」なら、テンプレートを取り込んで必要箇所を書き換えるのが最短です。必要項目があらかじめ配置され、合計計算の数式も入っているものが多く、初心者でも体裁の整った請求書がすぐに作れます。

テンプレートの入手先（無料）

代表的な配布元を、特徴とあわせて整理します。いずれも公開情報に基づくもので、最新の提供条件は各サイトでご確認ください。

配布元特徴形式
Microsoft（Excel公式テンプレート）ブラウザから検索・ダウンロード。組み込み数式で合計を自動計算Excel
弥生（Misoca）の無料テンプレートインボイス対応のひな形。会計サービスとの連携を想定Excel／Word
MakeLeaps 等のテンプレート集業種別・デザイン違いのフォーマットが豊富Excel／PDF

ポイント：配布元によって「軽減税率対応」「登録番号欄あり」など仕様が異なります。インボイスを発行するなら、登録番号欄と税率別集計があるテンプレートを選びましょう。

Microsoft Excelテンプレートの使い方（4ステップ）

Microsoftの公式手順はシンプルです。

  1. ブラウザでExcelの請求書テンプレートを探す
  2. 使いたいテンプレートを開く（ダブルクリック）
  3. セルの仮の値・名称を、自社と取引先の情報に置き換える
  4. 保存・印刷、またはPDFとして共有する

ロゴを差し替えてブランドを統一したり、組み込みの数式で合計を自動計算させたりできるため、編集の手間を抑えつつ体裁を保てます。

テンプレートを自社用に整えるコツ

  • 会社名・住所・振込先など毎回変わらない情報は固定しておく
  • 自社ロゴを挿入し、フォント・色を社内で統一する
  • 「請求書番号」「請求日」など毎回変える欄を上部にまとめると入力が速い
  • 不要な見本明細行は消さずに数式ごと残し、上書きして使う

テンプレートで土台ができたら、次は「中身を理解して自分で組める」よう、一から作る手順を確認しておきましょう。

一から組むexcel請求書作り方の手順｜初心者向け7ステップ

テンプレートに頼らず自作すると、レイアウトも数式も自由に設計できます。ここでは初心者でも迷わないよう、請求書フォーマットを作る作業を7つのステップに分けて解説します。自分で請求書フォーマットを組めるようになると、税率改定や項目追加にも自力で対応できるようになります。

ステップ1〜3：用紙設定とヘッダーづくり

  1. 印刷用紙のサイズに設定：「ページレイアウト」タブでA4・縦などを指定し、改ページプレビューで仕上がり範囲を意識する
  2. タイトル（表題）を作成：上部中央に「請求書」と大きく配置。フォントサイズ16〜20pt程度で見やすく
  3. 宛先・請求番号・請求日を作成：左上に取引先名（御中／様）、右上に請求書番号・請求日・発行者情報を配置

ヘッダー部分は請求書の「顔」です。誰から誰へ、いつ発行したかが一目で分かる配置にします。

ステップ4〜5：金額エリアと明細表

  1. 請求金額のエリアを作成：宛先の下に「ご請求金額　￥◯◯◯」を大きく配置。合計セルを参照させ、明細を入れると自動で反映されるようにする
  2. 明細の表を作成：「品名／数量／単価／金額」の列をつくり、罫線で整える。軽減税率対象に印を付ける欄、税率を選ぶ欄も用意しておくとインボイス対応がしやすい

明細表は行を多めに用意し、使わない行は空欄のままにしておくと、件数が変わっても崩れません。

ステップ6〜7：合計欄と発行者情報

  1. 小計・消費税・合計を作成：明細の下に「小計・消費税（税率別）・合計」を配置し、関数で自動計算（次章で詳述）
  2. 振込先・発行者情報・備考を作成：振込先口座、支払期限、振込手数料の負担、登録番号などを記載して完成

チェックリスト（提出前に確認）

  • 宛先・敬称は正しいか
  • 請求書番号・請求日に漏れはないか
  • 数量×単価、消費税、合計の計算は合っているか
  • 登録番号・税率別集計（インボイス時）は入っているか
  • 振込先・支払期限は明記されているか

レイアウトができたら、ミスが起きやすい「計算」を関数で自動化していきます。

関数で自動計算するexcel請求書作り方｜消費税の端数処理まで

手入力の合計はミスの温床です。エクセルの強みである関数を使えば、金額・消費税・合計を自動で正確に算出できます。請求書フォーマットの最後の仕上げが、この関数の設定です。ここでは初心者がまず覚えるべき関数を、用途別に紹介します。関数の設定さえ済ませれば、あとは明細を入力するだけで請求書が完成します。

金額・小計を自動計算する基本関数

  • 数量×単価：金額セルに =B5*C5（数量×単価）と入力し、行ごとにコピー
  • 小計（合計）：=SUM(D5:D14) で明細の金額を合算
  • 合計請求額は =小計+消費税 で算出

これだけでも、明細を入力するたびに金額と小計が自動更新され、電卓の打ち間違いがなくなります。

消費税の計算と端数処理

消費税は端数処理を明確にしておくとトラブルを防げます。切り捨てなら ROUNDDOWN関数 を使います。

目的数式例説明
10％消費税（切り捨て）=ROUNDDOWN(小計*0.1,0)小数点以下を切り捨て
8％消費税（切り捨て）=ROUNDDOWN(軽減税率対象計*0.08,0)軽減税率分を別集計
四捨五入したい場合=ROUND(小計*0.1,0)端数を四捨五入

インボイス制度では「税率ごとに1回ずつ端数処理」が原則です。8％と10％を分けて集計し、それぞれで端数処理する設計にしておきましょう。

入力を減らす応用関数（VLOOKUP）

商品点数が多い場合は、別シートに「商品コード・品名・単価」のマスタを作り、VLOOKUP関数でコードから品名・単価を呼び出すと入力が激減します。

  • 品名：=VLOOKUP(商品コード, マスタ範囲, 2, FALSE)
  • 単価：=VLOOKUP(商品コード, マスタ範囲, 3, FALSE)

注意：数式を入れたセルは誤って上書きしないよう、必要に応じてシートの保護をかけておくと安全です。

関数で計算が固まったら、取引先に渡すための「送付・保存」の作法を押さえます。

作成した請求書の送付・保存の注意点｜PDF変換と電子帳簿保存法

請求書は作って終わりではありません。送り方・残し方を誤ると、書式崩れや改ざんリスク、さらには法令違反につながることもあります。送受信と保存の両面で注意点を整理します。

メール送付はPDFに変換する

エクセルファイル（.xlsx）のまま送ると、相手の環境でレイアウトや数式が崩れたり、金額を書き換えられたりするおそれがあります。送付時は必ずPDFへ変換しましょう。

  • Excelの「ファイル → エクスポート → PDF/XPSの作成」または「名前を付けて保存」でPDFを選択
  • 送付前にPDFを開いて、見切れ・文字化けがないか確認
  • ファイル名は「請求書_取引先名_YYYYMM」など規則を決めると管理しやすい

電子帳簿保存法への対応

2022年1月の改正で、電子的に受け取った請求書等は電子のまま保存することが求められるようになりました。メールやクラウドでやり取りした請求書を電子保存する場合は、「日付・金額・取引先で検索できる」状態と、改ざん防止の措置（タイムスタンプや訂正削除の履歴が残る運用など��が必要です。詳しい要件は国税庁の電子帳簿保存法の案内で確認してください。

郵送・印刷で送る場合

紙で送る場合は、印刷時に明細が見切れないよう改ページプレビューで範囲を確認します。封入前に金額・宛先・押印（任意）をダブルチェックし、控えを保管します。郵便料金は改定されることがあるため、コスト面では電子送付への切り替えも検討材料になります。

要点：「送るときはPDF」「電子で受けたら電子で保存」「検索できる形で残す」——この3つを徹底すれば、エクセル運用でも実務上の事故をかなり防げます。

納品書と連動させる方法｜二重入力をなくす

請求書と納品書は記載内容が重なるため、別々に手入力すると二重作業とミスの原因になります。エクセル上で納品書と請求書の連動を設定すれば、入力は1回で済みます。納品書と請求書の連動は、digi-madoなど競合記事でも業務効率化の要として解説される定番テクニックです。

請求書と納品書の違いと連動の意義

  • 納品書：商品・サービスを「納めた」ことを示す書類
  • 請求書：その対価の「支払いを求める」書類

明細（品名・数量・単価）はほぼ共通です。納品書の明細をそのまま請求書へ転記できれば、書き写しの手間とズレがなくなります。

エクセルで連動させるステップ

  1. 同じブック内に「納品書」「請求書」シートを用意する
  2. 納品書シートに明細を入力する
  3. 請求書シートの明細セルに =納品書!セル番地 と参照式を入れ、納品書の内容を自動反映させる
  4. 合計・消費税は請求書側の関数で再計算する

複数の納品をまとめて1枚の請求書にする場合は、月内の納品明細を一覧に集約し、SUM等で合算する構成にします。

連動運用での注意点

注意点内容
参照のズレ行の挿入・削除で参照先がずれないよう、表構造を固定する
ファイル分割別ファイル参照は壊れやすいので、同一ブック内が無難
履歴管理どの納品をどの請求に含めたか追えるよう番号で紐づける

連動まで作り込むとエクセルでもかなり効率化できますが、件数が増えると別の限界が見えてきます。

エクセル請求書の課題と効率化の選択肢｜脱エクセルの判断基準

エクセルは手軽で柔軟な一方、取引が増えるほど運用負荷が高まります。件数が増えてきたら、請求業務の電子化を視野に入れるのが定石です。請求業務の電子化を進める手段としては、請求書発行システムの導入が代表的で、番号採番から送付・保存までを自動化できます。自社の状況に合わせて「エクセル継続」か「請求書発行システムなどサービス導入」かを見極めましょう。

エクセル運用でよくある課題

  • 属人化：数式や様式を作った担当者しか直せない
  • 上書き・削除ミス：過去の請求書データを誤って消す事故
  • 検索性の低下：取引が増えると「いつ・誰に・いくら請求したか」を追いにくい
  • 法対応の負担：インボイス・電帳法への対応を自前で維持し続ける手間

エクセル継続とサービス導入の比較

観点エクセルクラウド請求書サービス
初期コスト低い（追加費用なし）プランにより有償／無料枠あり
自動化関数・マクロで限定的に可能番号採番・送付・履歴管理まで自動
法対応自前で都度対応インボイス・電帳法に標準対応の製品が多い
管理・検索ファイル管理に依存一覧・ステータス管理が容易
向くケース月数枚・少人数件数が多い・複数人運用

判断の目安：月の発行枚数が一桁で運用ルールが固いうちはエクセルで十分。発行枚数が増えた／複数人で扱う／法対応の手間を減らしたい段階に来たら、サービス導入を検討するタイミングです。

入力・記帳まで含めて効率化したい場合

請求書の発行だけでなく、その後の会計記帳まで含めて負担を減らしたいケースもあります。請求書作成サービスは発行側の効率化に強く、受け取った領収書・明細の仕訳自動化は別ジャンルのツールが担います。自社のボトルネックが「発行」か「記帳」かを切り分けて選ぶのが失敗しないコツです。記帳側の効率化はエクセル帳簿のつけ方やエクセルでの複式簿記もあわせて参考にしてください。

記帳・仕訳まで自動化したい方へ｜AI仕訳の紹介

ここまではエクセルでの請求書作成を中心に解説しました。最後に、請求書や領収書を「受け取った後」の経理作業を効率化したい方向けに、参考として弊社サービスを紹介します（中立的なガイドの一情報としてご覧ください）。

AI仕訳とは

AI仕訳（運営：株式会社Saucer）は、領収書・レシート・クレジットカード明細・銀行通帳などをスキャン（AI-OCR）し、AIが仕訳データを自動生成するサービスです。生成したデータはCSVで会計ソフトに取り込めます。

  • 対応入力：領収書／レシート／クレジットカード明細／銀行通帳（振替伝票・入出金伝票などの独自帳票にも対応）
  • 会計ソフト連携：マネーフォワード クラウド会計／freee会計／弥生会計などへCSVアップロードで取込
  • 処理速度：1枚あたり数秒〜数十秒で仕訳データを生成

こんな課題がある方に

  • 紙の領収書・レシートの入力に毎月時間を取られている
  • エクセルでの記帳が属人化していて負担が大きい
  • 税理士事務所として記帳代行を効率化したい

請求書の「発行」はエクセルやテンプレートで、その後の「記帳・仕訳」はAIで——と役割分担すれば、経理全体の手間を抑えられます。

料金・キャンペーンの最新情報や対応範囲の詳細は、公式サイトでご確認ください。

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関連して、経理の勘定科目に迷ったときはシステム利用料の勘定科目やコピー代の勘定科目も参考になります。請求書まわりの記事は請求書カテゴリに、仕訳の基礎は仕訳・勘定科目カテゴリにまとめています。

よくある質問（FAQ）

Q. 請求書をExcelで作成するには？ A. 用紙サイズを設定し、タイトル・宛先・請求番号・請求日・明細（品名／数量／単価／金額）・小計／消費税／合計・振込先・発行者情報の順にレイアウトします。SUM関数や掛け算で金額を自動計算し、PDF化して送付するのが基本です。手早く作るなら無料テンプレートの活用が確実です。

Q. エクセルで請求書を自動作成するには？ A. SUMで小計、ROUNDDOWNで消費税の端数処理、数量×単価で金額を自動計算します。VLOOKUPで商品コードから品名・単価を呼び出せば入力も最小化できます。番号採番まで含めた完全自動化はマクロ（VBA）やクラウドサービスが現実的です。

Q. 無料のエクセルで請求書を作成できるソフトは？ A. Microsoft Excel（Web版の無料テンプレート含む）、Googleスプレッドシート、LibreOffice Calcなどで作成できます。テンプレートはMicrosoft公式・弥生（Misoca）・MakeLeapsなどが無料配布しています。件数が増えたら無料枠のあるクラウドサービスへの移行も選択肢です。

Q. エクセルで請求書は書けますか？ A. ���けます。表計算と印刷・PDF出力に対応しているため請求書作成に向いています。インボイスの必須項目もテンプレートに組み込めば対応可能です。ただし発行履歴の管理や電子保存には運用ルールが別途必要です。

Q. エクセルで作った請求書はそのままメールで送ってよいですか？ A. .xlsxのまま送ると書式崩れや改ざんのリスクがあるため、PDFに変換してから送るのが原則です。Excelのエクスポート機能でPDF化できます。

Q. エクセル請求書をインボイス（適格請求書）に対応させるには？ A. 登録番号、税率ごとに区分した合計額と適用税率、税率ごとの消費税額、取引年月日、取引内容（軽減税率対象はその旨）、宛先名を記載します。8％と10％を分けて集計する設計にすれば対応できます。

Q. エクセルで請求書を複数ページ・明細多めにするには？ A. 改ページプレビューで区切りを調整し、印刷タイトル機能でヘッダー行を各ページに繰り返します。明細が常に多い業態では、明細書（納品書）を別票に分け、請求書には合計のみ転記する構成が見やすくなります。

ここまで見てきたexcel請求書作り方は、必要項目を固める → テンプレートまたは自作でレイアウト → 関数で自動計算 → PDFで送付 → 検索可能な形で電子保存という流れを押さえれば、初心者でも正確に運用できます。このexcel請求書作り方の基本さえ身につければ、インボイスや電帳法への対応も怖くありません。発行枚数が増えてきたら、請求書サービスや記帳の自動化を組み合わせ、経理全体の負担を軽くしていきましょう。

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