excel請求書の作り方｜初心者向けの手順・関数・テンプレート完全ガイド

請求書をExcelで作りたいけれど、「何から手を付ければいいのか」「インボイス制度に対応した正しい項目は？」「金額の計算を自動化したい」と迷う方は多いはずです。

この記事では、excel請求書の作り方を初心者向けにステップで解説し、自動計算の関数、無料テンプレートの活用、PDF変換・メール送付の注意点、データ一覧から請求書を自動作成する方法までまとめて紹介します。

この記事のゴール Excelだけで「インボイス対応・自動計算・PDF送付」までできる請求書を作れるようになり、件数が増えたときの効率化の選択肢まで判断できるようになること。

まずは全体像を早見表で押さえましょう。

作り方	向いている人	コスト	難易度	自動化のしやすさ
Excelでゼロから作成	取引先が少なく自由に設計したい人	無料	中	関数次第
無料Excelテンプレート	すぐ始めたい初心者	無料	低	△（既製）
関数＋マクロで自動化	毎月多数の請求書を出す人	無料	高	◎
請求書作成ソフト	件数が多く管理も効率化したい人	有料中心	低	◎

excel請求書の作り方をはじめる前に決めること

Excelで請求書を作り始める前に、「記載項目」と「設計方針」を先に決めておくと、後戻りがなくなります。いきなりセルを触り始めると、項目の入れ忘れやレイアウトの作り直しが起きやすいためです。

請求書に必須の記載項目（インボイス対応）

2023年10月開始のインボイス制度（適格請求書等保存方式）に対応するには、適格請求書として次の6項目が必要です。出典は国税庁「適格請求書等保存方式の概要」です。

発行者の氏名または名称＋登録番号（Tから始まる13桁）
取引年月日
取引内容（軽減税率の対象品目はその旨を明示）
税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）と適用税率
税率ごとに区分した消費税額等
交付を受ける事業者の氏名または名称

加えて、実務上は請求番号・請求日・支払期限・振込先・発行者の住所/連絡先も入れておくと、取引先とのやり取りがスムーズです。

「使い回し」を前提に設計する

請求書は毎月・毎取引で発生します。だからこそ、1回作って終わりではなく「テンプレートとして使い回す」前提で設計するのが効率化の第一歩です。

得意先名・住所・単価などの固定情報は別シート（マスタ）にまとめる
毎月変わるのは「日付・明細・数量」だけにする
合計や消費税は手入力せず、必ず数式で出す

ポイント：手入力する箇所を減らすほど、計算ミスと記載漏れが減ります。「人が入力する＝間違える」と考え、自動化できる部分は関数に任せます。

excel請求書の作り方｜フォーマットを作る手順【初心者向け】

ここからは、実際にExcelで請求書フォーマットをゼロから設計する手順を解説します。初めての方でも順番どおりに進めれば完成します。

ステップ1〜4：用紙設定からタイトル・宛先まで

印刷用紙のサイズに設定：「ページレイアウト」タブ→サイズで「A4」、向きは「縦」を選ぶ。先に印刷用紙のサイズに設定しておくと、はみ出しを防げます。
表題（タイトル）を作成：上部中央に「請求書」と大きめのフォントで配置。
宛先・請求番号・請求日：左上に「○○御中」、右上に請求番号・請求日・支払期限を配置。
発行者情報：右側に自社名・住所・登録番号・押印スペースを置く。

ステップ5〜7：金額エリアと明細表を作る

請求金額のエリア：「ご請求金額　¥○○○（税込）」を目立つ枠で上部に配置。取引先が最初に見る箇所です。
明細表を作成：「品番／品名／数量／単価／金額」の列を作り、罫線で表組みにする。行は多めに用意しておく。
小計・消費税・合計欄：明細表の下に「小計／消費税（10%・8%区分）／合計」を配置する。

ステップ8：振込先・備考を整える

振込先・備考欄：銀行名・支店名・口座種別・口座番号・名義を記載。振込手数料の負担や支払期限などの注意書きも入れる。

各セルの結合・罫線・フォントサイズを整えると一気に「請求書らしく」なります。レイアウトに自信がなければ、後述の無料テンプレートをベースに項目だけ差し替えるのが近道です。

excel請求書の作り方で自動計算する関数の設定

Excelで請求書を作るうえで最大の強みになるのが自動計算です。金額を手で電卓計算すると必ずどこかでズレますが、関数の設定をしておけば数量や単価を変えるだけで合計まで自動更新されます。

金額・小計・合計を出す基本関数

計算したいもの	数式の例	説明
各行の金額	`=D5*E5`	数量×単価
小計	`=SUM(F5:F20)`	明細の金額を合計
消費税(10%)	`=ROUNDDOWN(小計*0.1,0)`	端数は切り捨てが一般的
合計	`=小計+消費税`	税込の請求額

消費税の端数処理は、適格請求書では「1つの請求書につき、税率ごとに1回」と国税庁が示しています。ROUNDDOWN（切り捨て）やROUND（四捨五入）で処理を統一しましょう。

軽減税率（8%・10%）を区分して計算する

軽減税率対象が混在する場合は、SUMIFで税率ごとに集計します。

=SUMIF(税率列, "8%", 金額列) … 8%対象の合計
=SUMIF(税率列, "10%", 金額列) … 10%対象の合計

これで「税率ごとに区分した合計額」「税率ごとの消費税額」というインボイス要件を自動で満たせます。

注意：合計欄に数字を直接打ち込むのは厳禁です。明細を直しても合計が古いまま、という事故の典型パターンになります。

エクセルのデータ一覧から請求書を自動作成する方法

「売上の一覧表から、取引先ごとの請求書を作りたい」というニーズには、**マスタ参照型（差し込み型）**の作り方が有効です。これは上位記事ではあまり踏み込まれない、付加価値の高い実務テクニックです。

VLOOKUP・XLOOKUPで得意先情報を呼び出す

得意先マスタ（コード・名称・住所・登録番号）を別シートに用意し、請求書側で参照します。

=VLOOKUP(得意先コード, 得意先マスタ, 2, FALSE) … 名称を自動表示
=XLOOKUP(得意先コード, コード列, 名称列) … 新しいExcelならこちらが簡単

得意先コードを1つ入れ替えるだけで、宛名・住所・登録番号が一括で差し替わります。

FILTER・SUMIFで該当取引だけを抽出する

売上明細一覧から、その取引先の当月分だけを請求書に転記します。

やりたいこと	関数	例
条件に合う明細を抽出	`FILTER`	`=FILTER(明細, (得意先列=コード)*(月列=対象月))`
条件付き合計	`SUMIF`	`=SUMIF(得意先列, コード, 金額列)`
縦横の条件集計	`SUMIFS`	複数条件で集計

FILTER関数（Microsoft 365 / Excel 2021以降）を使うと、取引先コードを変えるだけで明細行が丸ごと入れ替わる動的な請求書になります。

マクロ（VBA）で連番・PDF保存まで自動化

毎月大量に発行するなら、マクロで以下を自動化できます。

請求番号の連番採番
取引先リストを順に読み込んで請求書を生成
それぞれをPDFで保存

ただしマクロはファイルが壊れると復旧が難しく、属人化しやすい点に注意が必要です。引き継ぎや保守を考えると、ここが「Excelの限界」になりがちです。

excel請求書の作り方を時短する無料エクセルテンプレート

「ゼロから作るのは大変」という初心者には、作成を一気に時短できる無料エクセルテンプレートの活用が最短ルートです。必要な項目があらかじめ設定されているため、商品名や金額を入れるだけで完成します。

テンプレートの主な入手先

入手先	特徴
Microsoft（Excelテンプレート）	公式。ブラウザでテンプレートを開き、値を差し替えるだけ
各会計ソフトベンダー配布	インボイス対応済みのものが多い
テンプレート配布サイト	デザインの種類が豊富

Microsoft公式のExcel請求書テンプレートは、ブラウザでテンプレートを探し、ダブルクリックで開き、セルの値を自分の情報に置き換え、保存・印刷・PDF共有するだけで使えます。合計を自動計算する数式が組み込まれているのも利点です。

テンプレート利用時のチェックポイント

インボイス対応か：登録番号欄・税率区分があるか確認する
ロゴ・社名を差し替える：自社ブランドに合わせてカスタマイズする
計算式が壊れていないか：セルを消したときに合計がエラーになっていないか確認する

テンプレートは「土台」です。自社の振込先・登録番号・支払条件に合わせて、最初に一度きちんと整えておけば、以降はコピーして使い回せます。

Excel請求書をPDF変換してメールで送付する際の注意点

作成した請求書を取引先に送る段階では、ファイル形式と送付マナーに注意が必要です。ここを間違えると、改ざんリスクやトラブルの原因になります。

Excelのまま送らずPDFに変換する

メールやクラウドで送る場合は、ExcelファイルのままではなくPDFに変換してから送ります。理由は次の3つです。

相手が金額やレイアウトを編集できてしまう（改ざん・誤操作リスク）
相手の環境でレイアウトが崩れる
印刷を前提とした体裁を保てる

PDF変換は「ファイル」→「名前を付けて保存」または「エクスポート」でファイル形式に「PDF」を選ぶだけです。

送付メールの書き方と注意点

メールで送る際は、次の点を押さえると失礼がありません。

件名を明確に：「【請求書送付】2026年6月分／株式会社○○」のように内容と差出人がわかる件名にする
本文に金額・支払期限・振込先を簡潔に記載：添付を開かなくても要点が伝わる
ファイル名を整える：「請求書_20260630_御社名.pdf」など日付と相手名を入れる
事前合意を確認：メール送付・電子請求書でよいか取引先と取り決めておく

電子帳簿保存法への対応

メールやクラウドでやり取りした請求書（電子取引データ）は、電子帳簿保存法により電子データのまま保存することが必要です（2024年1月から本格義務化）。

「日付・金額・取引先」で検索できる状態にする
改ざん防止措置（タイムスタンプ、訂正削除の規程整備など）をとる

Excelとフォルダ管理だけでこの電帳法対応の要件を満たすのは手間がかかるため、保存・検索の負担が課題になります。専用システムを使わずに電帳法対応を続けると、運用ルールの整備と日々のファイル命名が属人化しやすい点にも注意が必要です。詳しくは関連記事のエクセル帳簿の付け方やエクセルで複式簿記も参考にしてください。

納品書とExcelで連動させて請求書を自動作成する

請求書は単独で発行するよりも、納品書と連動させて作ると入力の二度手間がなくなります。納品書の品名・数量・単価をそのまま請求書に引き継げば、転記ミスがなくなり、請求業務の電子化・効率化の第一歩になります。

同じファイル内で納品書と請求書を連動する

最も簡単なのは、納品書と請求書を同じExcelファイル内の別シートとして作る方法です。同一ファイルなら、請求書シートから納品書シートのセルを直接参照でき、納品書を直すと請求書の金額も自動で連動します。

=納品書!E7 … 納品書シートのE7セル（金額など）を請求書側で参照
=SUM(納品書!F5:F20) … 納品書の明細合計をそのまま請求書の小計に反映

これにより、納品書のデータを変えると請求書データも自動的に変更され、二重入力がなくなります。月末の請求業務が一日で終わるようになれば、その時間を他の業務に充てられます。

連動させるときの注意点

連動は便利ですが、参照元の行を削除すると参照先がエラー（#REF!）になります。行の挿入・削除はテーブル機能で管理し、シート名を変えたら数式も合わせて見直しましょう。納品書・請求書のどちらが正本かを決め、入力は片方に集約するのが安全です。

Excel請求書管理の課題と効率化の選択肢

Excelは手軽で無料ですが、運用を続けると課題が見えてきます。ここを理解しておくと、「いつ専用ツールに切り替えるべきか」を判断できます。

Excel運用で起こりやすい3つの課題

上書き・削除のミス：過去の請求書を誤って上書き保存してしまう
管理の煩雑化：取引件数が増えると「いつ・どこに・いくら請求したか」を追いにくい
属人化・保守負担：複雑な関数やマクロは作った本人しかメンテできない

これらは件数が少ないうちは問題になりませんが、月に数十枚を超えるあたりから負担が一気に増します。

Excel・テンプレート・専用ソフトの比較

項目	Excel手作り	無料テンプレート	請求書作成ソフト
初期コスト	無料	無料	無料〜有料
インボイス対応	自分で設計	対応版あり	標準対応
自動計算	関数次第	組込み済	標準
連番・履歴管理	手作業/マクロ	手作業	自動
電帳法対応	手間大	手間大	対応しやすい
向く規模	少数	少数〜中	中〜多数

判断の目安：月10枚程度まではExcel＋テンプレートで十分。それを超えて管理が苦しくなってきたら、請求書作成ソフトや経理の自動化ツールの導入を検討するタイミングです。

請求にまつわる勘定科目の扱いに迷ったら、システム利用料の勘定科目やコピー代の勘定科目もあわせて確認しておくと、請求書発行から記帳までの流れがつかみやすくなります。請求書関連の記事は請求書カテゴリにまとめています。

請求書発行後の「記帳・仕訳」を効率化する：AI仕訳の活用

請求書を作って終わりではなく、その後に売上の記帳・経費の仕訳が待っています。Excelで請求書を量産するほど、後工程の経理入力が重くなりがちです。この章では、その負担を軽くする選択肢として自社サービス「AI仕訳」を紹介します（中立に検討してください）。

AI仕訳とは

AI仕訳（運営：株式会社Saucer）は、領収書・レシート・クレジットカード明細・銀行通帳などをスキャン（AI-OCR）し、AIが仕訳データを自動生成するサービスです。生成したデータは会計ソフトにCSVで取り込めます。

入力：領収書／レシート／カード明細／銀行通帳など
連携：マネーフォワードクラウド会計／freee会計／弥生会計へCSVで取込（その他CSVインポート対応ソフトも順次拡大）
スキャナ：ScanSnapシリーズ対応

Excel運用との組み合わせ

請求書の発行はExcelやテンプレートで行い、支払い・経費まわりの記帳をAIに任せるといった分担ができます。手入力を減らすことで、経理・記帳の入力負担の軽減が期待できます。

無料で試す：使用感を確かめたい方は、無料トライアルから始められます。料金やキャンペーンの最新情報は公式サイトをご確認ください。

仕訳のやり方そのものを基礎から知りたい場合は、減価償却の仕訳などの実務記事や仕訳・勘定科目カテゴリも参考になります。

まとめ：自分に合ったexcel請求書の作り方を選ぶ

最後に、excel請求書の作り方のポイントを整理します。

項目を先に決める：インボイス制度の適格請求書6項目を必ず満たす
手順どおり作る：用紙設定→タイトル→宛先→金額→明細→振込先の順
自動計算する：SUM・SUMIF・ROUNDDOWNで合計と消費税を自動化
データ一覧から作る：VLOOKUP/XLOOKUP・FILTERで差し込み型にする
送付はPDFで：メールはPDF変換＋件名・ファイル名を整える
規模で見直す：件数が増えたらテンプレートや専用ソフト、記帳の自動化を検討

まずは無料テンプレートをベースに自社仕様へ整え、件数が増えてきたら関数・マクロ、さらに専用ツールへと段階的にステップアップするのが、無理のない進め方です。

よくある質問（FAQ）

Q. 請求書をExcelで作成するには？ 用紙サイズの設定→表題→宛先・請求番号・請求日→請求金額エリア→明細表→振込先・備考の順に枠を作り、SUM関数などで合計を自動計算します。インボイス制度の適格請求書に必要な6項目を満たすことが必須です。不安な場合は無料テンプレートの活用が確実です。

Q. エクセルで請求書を自動作成するには？ 小計・消費税・合計を数式で連動させ、得意先名や単価をVLOOKUP（またはXLOOKUP）でマスタから呼び出すと、コードを入力するだけで請求書が組み上がります。さらにマクロ（VBA）を使えば連番採番やPDF保存まで一括で自動化できます。

Q. エクセルのデータ一覧から請求書を作成するにはどうしたらいいですか？ 売上明細をテーブルで管理し、請求書側でVLOOKUP/XLOOKUP・SUMIF・FILTERを使って該当取引先のデータだけを抽出・転記します。取引先コードを切り替えるだけで中身が差し替わる「差し込み型」にすると毎月の作成が楽になります。

Q. エクセルで請求書は書けますか？ 書けます。レイアウト作成・金額の自動計算・PDF変換まで一通り完結します。ただし件数が増えると上書きミスや保存漏れ、電子帳簿保存法対応の負担が出るため、規模に応じてテンプレートや専用ソフトの併用を検討しましょう。

Q. エクセルで作った請求書はそのままメールで送ってよいですか？ Excelファイルのまま送るのは避け、PDFに変換してから送付します。Excelのままだと相手が金額を編集でき、レイアウト崩れや改ざんリスクがあるためです。PDF変換は「名前を付けて保存」または「エクスポート」からPDFを選ぶだけです。

Q. エクセルの請求書はインボイス制度に対応できますか？ 対応できます。適格請求書に必要な6項目（発行者名・登録番号、取引年月日、取引内容と軽減税率の明示、税率ごとの合計額と適用税率、税率ごとの消費税額、交付先の氏名）をレイアウトに盛り込めば、Excelでも適格請求書として発行可能です。なお登録番号は「T＋13桁」で、国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトで自社・取引先の番号を確認できます。

Q. 請求書と納品書はエクセルで連動できますか？ 連動できます。納品書と請求書を同じExcelファイルの別シートにし、請求書側で=納品書!E7のようにセル参照を入れれば、納品書の品名・数量・金額がそのまま請求書に反映されます。明細や小計を二重入力しなくて済むため、月末の請求業務が大幅に短縮できます。ただし参照元の行を削除すると#REF!エラーになるので、行の挿入・削除はテーブル機能で管理しましょう。

Q. エクセルで作った請求書はどのくらい保存すればいいですか？ 請求書は法人・個人事業主ともに原則として保存が必要で、適格請求書（インボイス）は交付した側・受け取った側の双方で保存義務があります。メールやクラウドでやり取りした電子データは、電子帳簿保存法により電子データのまま「日付・金額・取引先」で検索できる状態で保存します。紙で受け取ったものをスキャナ保存する場合も、解像度や改ざん防止などの要件を満たす必要があります。

Q. 消費税の端数処理はどう設定すればよいですか？ 適格請求書では、消費税額の端数処理は「1つの請求書につき、税率ごとに1回」と定められています。8%対象と10%対象をそれぞれSUMIFで集計し、その合計に対してROUNDDOWN（切り捨て）かROUND（四捨五入）を1回だけ適用します。明細行ごとに端数処理をすると要件を満たさなくなるため、税率区分ごとの合計欄でまとめて処理するのがポイントです。

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