電子帳簿保存法仕訳の対応ガイド｜要件・3区分・実務手順をわかりやすく解説

紙の請求書や領収書をスキャンしたとき、メールで届いた請求書を保存するとき、「この仕訳と証憑は電子帳簿保存法のルールに合っているのか」と不安になる場面は多いはずです。電子帳簿保存法は**「帳簿」「スキャナ保存する書類」「電子で受け取ったデータ」で要件が異なる**ため、現場では区分の取り違えが起こりがちです。

この記事では、経理の現場スタッフが日々の仕訳・証憑保存で迷わないように、3つの保存区分ごとの要件、仕訳登録時の注意点、検索機能の確保の具体策、そしてよくある失敗を、表とチェックリストで実務目線に落とし込んで解説します。

この記事の要点

電子帳簿保存法は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3区分

義務なのは電子取引データ保存のみ。残り2つは任意（紙保存も可）

仕訳実務の肝は「取引年月日・金額・取引先での検索機能の確保」

電子帳簿保存法と仕訳の関係をまず整理する

電子帳簿保存法とは、原則として紙での保存が義務付けられている国税関係の帳簿・書類を、一定の要件のもとで電子データ（電磁的記録）として保存することを認めた法律です。仕訳実務に直結するのは、**「どの書類が、どの区分のルールで保存されるか」**を正しく仕分ける視点です。ここを最初に押さえないと、後工程の保存方法が丸ごとずれます。

帳簿と書類の違い（国税関係帳簿 / 国税関係書類）

電帳法が対象とする文書は、大きく2種類に分かれます。

国税関係帳簿：仕訳帳・総勘定元帳など、決算書を作る根拠となる帳簿
国税関係書類：請求書・領収書・注文書などの証憑、および貸借対照表・損益計算書などの決算関係書類

仕訳は「帳簿」を作る行為そのものであり、その仕訳の根拠となる請求書・領収書は「書類」です。帳簿と書類で適用される区分・要件が違うため、両者を分けて考えるのが出発点になります。

受領方法で区分が変わる（紙か、データか）

国税関係書類のうち他社から受け取るものは、受け取った形態によって扱いが変わります。

受け取り方	例	適用区分
紙で受領	郵送の請求書、手渡しの領収書	スキャナ保存（電子化は任意）
データで受領	メール添付PDF、Web明細、EDI	電子取引データ保存（義務）

同じ「請求書」でも、紙なら任意のスキャナ保存、データなら義務の電子取引保存になります。「請求書か領収書か」ではなく「紙かデータか」で区分が決まる点が、現場で最も誤解されやすいところです。

自社発行と他社受領で対応が分かれる

書類は「自社が発行するもの」と「他社から受け取るもの」でも対応が異なります。自社発行の控えを紙で交付した場合は紙保存も選べますが、データで交付（メール送付など）した控えは電子取引として電子保存の対象になります。発行・受領・帳簿の3つの流れを意識して、証憑ごとに保存ルートを決めておきましょう。

結局どの対応が必要？電子帳簿保存法の3区分

電帳法の保存方法は次の3区分に整理できます。義務なのは電子取引データ保存だけで、ほかの2つは「電子で保存したい場合の任意ルール」です。まずこの全体像を頭に入れると、自社が今すぐ対応すべき範囲が見えてきます。

3区分の対象・義務・自由度を一覧で比較

区分	対象	紙保存	電子保存	位置づけ
電子帳簿等保存	自社が電子作成した帳簿・書類（仕訳帳、総勘定元帳、自社発行控え等）	可	任意	電子で作るなら検討
スキャナ保存	紙で受領・作成した書類（請求書・領収書等）	可	任意	紙を電子化したいとき
電子取引データ保存	データで授受した取引情報（メールPDF、Web明細等）	不可（原則）	義務	全事業者が対象

まず着手すべきは電子取引データ保存。 ここだけは規模を問わず全事業者の義��で、紙に印刷して保存するだけでは要件を満たしません。

「優良な電子帳簿」と「その他の電子帳簿」の違い

電子帳簿等保存には2段階あります。

その他の電子帳簿：システム関係書類の備付け、見読可能性の確保、ダウンロードの求めへの対応という最低限の3要件
優良な電子帳簿：上記に加えて、訂正削除履歴の確保・帳簿間の相互関連性・検索機能の確保を満たすもの

優良な電子帳簿の要件を満たして届け出ると、過少申告加算税の軽減措置などの恩典を受けられる場合があります。「とりあえず電子で保存」と「優良として届け出る」では求められる水準が大きく異なるため、目的に応じて選びます。

自社が今やるべきことの判定フロー

データで受け取った請求書・領収書がある → 電子取引データ保存は必須
紙の証憑を電子化して原本を捨てたい → スキャナ保存の要件を確認
加算税軽減などの恩典を狙う → 優良な電子帳簿の要件を満たして届出

迷ったら「義務である電子取引データ保存から固める」のが鉄則です。

電子帳簿等保存と仕訳登録時の注意点

仕訳帳・総勘定元帳を電子データのまま保存する場合のルールが「電子帳簿等保存」です。日々の仕訳の付け方そのものに関わるため、現場スタッフが最も意識すべき区分のひとつです。

一貫して電子で作成する（手書き加筆はNG）

電帳法では、取引の最初の記録段階から一貫して電子計算機（会計システム）を用いて帳簿を作成・保存することが求められます。つまり、印刷した仕訳帳に手書きでメモや決裁番号を書き足すような運用は認められません。

取引情報（プロジェクトコード、決裁番号、取引先など）は、会計システムの摘要欄やメモ欄に入力して残すのが正しい運用です。

紙への手書き加筆で情報を補う癖がある現場は、入力ルールを先に整備しておきましょう。

検索機能の確保と「摘要欄への取引先入力」

優良な電子帳簿の要件である「検索機能の確保」では、最低限取引年月日・取引金額・取引先の3項目で検索できる必要があります。会計ソフトによっては、仕訳の摘要欄や借方・貸方に取引先を登録することで、その情報が検索条件に反映されます。

摘要欄に取引先名を入力する
借方・貸方の補助科目や取引先マスタを設定する

たとえばマネーフォワードクラウド会計では、検索機能の確保を満たすために仕訳に取引先を登録する運用が案内されています。使用する会計ソフトの仕様に合わせ、取引先の入力ルールを統一しておくことが、後の税務調査での検索性を左右します。

訂正・削除履歴と相互関連性を残す

優良な電子帳簿では、訂正・削除を行った場合にその事実と内容を確認できること（訂正削除履歴の確保）、および帳簿間で記録の相互関連性を確認できることも要件です。履歴が残るシステムを使い、安易に過去仕訳を上書き修正しない運用を徹底しましょう。

スキャナ保存の要件と業務プロセス

紙で受け取った請求書・領収書をスキャンして電子保存し、原本を廃棄できるようにするのが「スキャナ保存」です。任意の制度ですが、ペーパーレス効果が大きい一方で要件が細かいため、業務プロセスの設計が欠かせません。

スキャナ保存の主な要件

スキャナ保存で押さえるべき代表的な要件を整理します。

要件	内容のポイント
入力期間の制限	受領後、速やか（おおむね約1〜2か月以内等）にデータ化
タイムスタンプ等	タイムスタンプ付与、または訂正削除履歴が残るシステムで保存
解像度・カラー	一定の解像度（一般に200dpi以上）・カラー画像での保存
検索機能の確保	取引年月日・金額・取引先で検索できること
システム関係書類	システムの概要書等の備付け

※細かな数値要件は改正で変わるため、運用前に最新の国税庁資料で確認してください。

スキャン→仕訳→承認の流れを設計する

スキャナ保存は、現場の業務手順とセットで考えると失敗しません。標準的な流れは次のとおりです。

申請部門が取引先から書類（請求書など）を受領
スキャナで書類を読み取り、保存する
その書類をもとに帳簿（仕訳）を起票する
承認者・経理部門が、帳簿と書類が正しく紐付いているかを確認する
監査・税務調査時に、申請者・承認者の妥当性を含めて参照できるようにする

ポイントは「書類と仕訳の紐付け」。どの仕訳がどのスキャン画像に対応するかを、漏れなく追えるようにしておくことが要件確保の要です。

検索機能の確保はここでも必須

スキャナ保存でも、検索機能の確保（取引年月日・金額・取引先での検索）が求められます。摘要欄に取引先名を入力して仕訳登録すると、その情報が書類管理側の検索キーに反映される会計ソフトもあります。仕訳入力の段階で検索キーを意識することが、スキャナ保存全体の品質を決めます。

電子取引データ保存（2024年義務化の対応）

メールやWebでやり取りした取引データを電子のまま保存する「電子取引データ保存」は、規模を問わず全事業者の義務です。2022年改正の宥恕措置を経て、2024年1月以降は本格的な対応が求められています。現場で最もミスが起きやすい区分なので、重点的に確認します。

電子取引に該当するもの

次のようなデータでの授受は、すべて電子取引データ保存の対象です。

メールに添付された請求書・領収書のPDF
Webサイトからダウンロードする利用明細・領収書
クレジットカードや交通系ICの利用データ
EDIやクラウドサービス経由の取引データ

紙でもらった書類とは別ルートになる点に注意してください。**「データで受け取ったら電子保存」**が原則です。

満たすべき2つの柱：改ざん防止と検索性

電子取引データ保存の要件は、大きく2つに集約できます。法令上はこの2つを「真実性の確保」（データが改ざんされていないこと）と「可視性の確保」（誰でも視認・検索できる状態にあること）と呼びます。

柱	法令上の呼称	具体的な対応例
改ざん防止措置	真実性の確保	タイムスタンプ付与／訂正削除履歴の残るシステム／事務処理規程の備付けのいずれか
検索機能の確保	可視性の確保	取引年月日・金額・取引先で検索でき、ディスプレイ等で見読可能な状態にする

改ざん防止（真実性の確保）は「規程を整備する」方法でも対応可能なため、システム投資が難しい小規模事業者でも要件を満たせます。可視性の確保にあたる検索性は、ファイル名を「日付_金額_取引先」で統一する、索引簿を作る、システムで管理するといった方法があります。なお真実性と可視性は電子取引データ保存だけでなく、スキャナ保存でも共通して求められる基本の考え方です。

印刷保存は原則NG・猶予措置の扱い

電子取引データを紙に印刷して保存するだけでは要件を満たしません。ただし「相当の理由」があると認められる場合の猶予措置があり、その場合でも次の状態が必要です。

ダウンロードの求めに応じられること
出力した書面（整然・明瞭）の提示・提出に応じられること

猶予措置はあくまで例外。「電子の��ま検索可能に保存する」を標準として運用設計するのが安全です。

電子帳簿保存法に対応するシステム導入のメリットと選び方

要件を手作業だけで満たすのは負担が大きく、入力ミスや保存漏れのリスクも高まります。会計ソフトや保存システムを活用すると、仕訳と証憑保存を一気通貫で要件に沿わせやすくなります。

システム導入で解決できること

タイムスタンプや訂正削除履歴の確保をシステム側で自動化
取引年月日・金額・取引先の検索機能を標準装備
仕訳とスキャン画像・電子データの紐付けを自動管理
JIIMA認証取得ソフトなら要件適合の目安になる

JIIMA認証は、市販ソフトが電帳法の要件を満たすか第三者がチェックした認証制度です。ソフト選定時の判断材料になります。

選定時に確認したいチェックリスト

導入を検討する際は、次の観点で比較すると失敗しにくくなります。

確認項目	見るポイント
対応区分	電子帳簿等保存／スキャナ保存／電子取引のどこに対応するか
検索機能	取引年月日・金額・取引先で検索できるか
改ざん防止	タイムスタンプ or 訂正削除履歴のどちらで担保するか
既存ソフト連携	使っている会計ソフトに取り込めるか（CSV連携等）
認証	JIIMA認証の有無

入力負担そのものを減らす視点

要件適合に加えて、そもそもの仕訳入力・データ化の手間をどう減らすかも重要です。証憑のデータ化と仕訳生成が手作業のままでは、保存ルールを整えても現場の負荷は下がりません。OCRや自動仕訳で入力工程を軽くする選択肢も、あわせて検討しましょう。

関連する勘定科目の判断に迷うときは、システム利用料の勘定科目やコピー代の勘定科目の整理も参考になります。減価償却を伴う資産の処理は減価償却の仕訳で確認できます。

AI仕訳で証憑のデータ化と仕訳入力を効率化する

電帳法対応の現場負担の多くは、「証憑をデータ化して仕訳に落とす」入力工程に集中します。ここを自動化できると、保存要件の整備と日々の入力をどちらも軽くできます。

AI仕訳（運営：株式会社Saucer）は、領収書・レシート・クレジットカード明細・銀行通帳などをAI-OCRで読み取り、AIが仕訳データを自動生成するサービスです。生成したデータはCSVで会計ソフトに取り込めます。

入力：領収書／レシート／カード明細／通帳。振替伝票など独自データのデータ化にも対応
連携：マネーフォワードクラウド会計／freee会計／弥生会計へCSVアップロードで取込可（その他CSVインポート対応ソフトも順次拡大予定）
サポート：公式LINEで対応
訴求：**業界最安値（10円/枚）**でのデータ化、領収書・レシートを即日データ化

証憑のデータ化と仕訳生成をAIに任せることで、検索キー（取引先・金額・日付）を含む仕訳入力の手間を抑えながら、電帳法対応の業務フローを整えやすくなります。

料金やキャンペーンの最新状況は変動するため、詳細は公式サイトでご確認ください。導入を検討する場合は、無料トライアルから試せます。

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電子帳簿保存法仕訳対応のまとめとよくある質問

最後に、電帳法対応で押さえるべき要点を振り返り、現場で迷いやすいポイントをQ&Aで整理します。

対応の優先順位を再確認

まず**電子取引データ保存（義務）**を固める：改ざん防止＋検索機能
紙の証憑を電子化したいならスキャナ保存の要件を確認
帳簿を電子で保存・恩典を狙うなら**電子帳簿等保存（優良）**を検討
どの区分でも共通する肝は「取引年月日・金額・取引先での検索性」

仕訳実務では、入力段階から取引先・金額・日付を正しく残すことが、すべての区分の検索要件をまとめて満たす近道になります。

よくある質問（FAQ）

Q. 電子帳簿を保存するにはどうすればいいですか？ A. 会計ソフトで帳簿を一貫して電子作成し、システム関係書類の備付け・見読可能性・ダウンロード要請への対応という最低要件を満たします。優良な電子帳簿を目指すなら、訂正削除履歴・帳簿間の相互関連性・取引年月日/金額/取引先の検索機能を追加で確保します。

Q. 電子帳簿保存法と経費精算の関係は？ A. 経費精算の領収書・レシートのうち、紙はスキャナ保存、メールやWebで受け取ったデータは電子取引データ保存の対象です。電子取引データは2024年1月以降、原則として電子のまま保存する義務があります。

Q. 電子帳簿保存法で領収書の保管はどうなりますか？ A. 紙の領収書はスキャナ保存の要件を満たせば電子化して原本廃棄が可能です。データで受け取った領収書は電子取引データ保存の対象となり、改ざん防止措置と検索機能を確保して電子保存します。

Q. 電子帳簿保存法請求書領収書どっち？ A. どちらも国税関係書類で、受け取り方法で区分が変わります。紙で受領したものはスキャナ保存、データで受領したものは電子取引データ保存の対象です。

Q. 電子取引データを紙に印刷して保存してもいいですか？ A. 原則認められません。電子のまま保存する義務があり、相当の理由がある場合の猶予措置でも、ダウンロードの求めと印刷書面の提示・提出に応じられる状態が必要です。

Q. 仕訳の摘要欄に取引先を入れる必要はありますか？ A. 検索機能の確保（取引先での検索）を満たすために、取引先を登録できる状態が求められます。会計ソフトによっては摘要欄や借方・貸方の取引先入力が検索条件に反映されるため、運用ルールとして取引先登録を統一するのが安全です。