メールで請求書を送る方法｜送付の可否・例文・注意点を完全ガイド

取引先への請求書は、郵送だけでなくメールでも送付できます。インボイス制度の導入や電子帳簿保存法の改正をきっかけに、紙からメール送付へ切り替える事業者は年々増えています。

一方で「そもそもメールで送っていいのか」「PDFで送るべきか」「件名や本文はどう書くのか」「データはどう保存するのか」と、現場では迷いどころも多いものです。

この記事では、メールで請求書を送る際の法的な可否から、PDFでの送り方、ケース別の例文、件名や注意点、電子帳簿保存法への対応まで、実務でそのまま使える形で網羅して解説します。送付前のチェックリストとテンプレートも用意しました。

この記事でわかること

請求書をメールで送ってよい法的根拠と事前確認事項

PDF・件名・本文の正しい作り方とケース別の例文

メール送付のメリット・デメリットと注意点

電子帳簿保存法に対応した保存要件

メールで請求書を送ることは可能か（送付の可否と法的根拠）

結論として、請求書はメールで送付しても問題ありません。まずは「なぜ送ってよいのか」と「送る前に確認すべきこと」を整理しておきましょう。

請求書のメール送付は法的に有効

請求書をメールで送付した電子データは、原則として郵送した紙の請求書と同等の有効性を持ちます。日本の取引において、請求書の様式や送付方法を一律に定めた法律はなく、当事者間で合意があれば送付手段は自由だからです。

契約は当事者の合意で成立し、書面の交付は契約成立の要件ではない（民法）
消費税の仕入税額控除に必要な適格請求書も、電磁的記録（データ）での提供が認められている

つまり、紙であってもPDFであっても、記載内容が要件を満たしていれば請求書としての効力に差はありません。請求書はメールで送付できると考えてよく、取引先の了承を前提にメールへ請求書を添付して送信すれば、紙と同様の証拠力を持つ請求行為が成立します。実際、テレワークやペーパーレス化の普及を背景に、メール送付を正式な請求方法として受け入れる企業は着実に増えています。

請求書の送付方法は主に3つ

請求書の送付手段は、大きく次の3パターンに分けられます。

送付方法	主なメリット	主なデメリット
郵送（紙）	取引先を選ばない・原本が残る	印刷・封入・切手のコストと手間、到着まで時間
メール（PDF添付）	即時に届く・コスト削減・保管が容易	取引先の対応可否確認が必要・データ保存義務
クラウド／Web発行	発行〜送付〜保存を一元化・改ざん対策	サービス利用料・運用ルールの整備が必要

かつて請求書送付方法といえば紙の原本を郵送するのが一般的で、FAXを使う業種もありました。郵送は紙の原本として受け取れるため形式的な信頼性が高い一方、印刷・封入・切手貼付の手間と郵送費がかかり、到着まで数日を要します。FAXは即時に内容を伝えられますが、解像度や保存性に難があります。これらと比べて本記事のテーマであるメール送付は、コストと手間の両面でメリットが大きく、原本やデータをそのまま保存できる点でも優れているため、現在の請求書送付方法の主流になりつつあります。

請求書をメールで送る際の事前チェックポイント

請求書をメールで送る際の事前チェックポイントとして、トラブルや手戻りを防ぐため、送付前に次の点を取引先に確認しておきましょう。

メールでの請求書送付に対応しているか（社内ルールで紙原本必須の企業もある）
原本（紙）の郵送が別途必要か
送付先のメールアドレス・担当者・宛名の正式名称
指定のファイル形式やパスワードの要否

特に初回取引時は、これらをすり合わせておくことで、その後のやり取りがスムーズになります。請求書をメール送付する場合は、まず取引先の承諾を得ておくことが大前提です。法的にはメール送付に問題はありませんが、事業者によっては事務処理の都合上、紙での送付を求めるところもあります。新しい取引先に初めて請求書を送るときはもちろん、継続取引でも担当者や担当部署が変わった際には、送付方法について再度確認しておくと安心です。確認の際は、送付先のメールアドレスやCC設定もあわせて聞いておくとよいでしょう。

なお、押印の要否も事前に確認しておきたいポイントです。後述のとおり請求書への押印は法律上の義務ではありませんが、商慣習として角印などを求める取引先もあるため、必要なら電子印鑑で対応する旨を共有しておくと、送付後の手戻りを防げます。

メールで請求書を送る手順（PDF化から送信まで）

ここでは、実際に請求書をメールで送付する一連の流れを、現場ですぐ実践できる手順に分解して解説します。請求書はメールで送付できるとはいえ、PDF化・件名・送信前チェックの順序を踏むことで、未着や添付ミスといったトラブルを確実に防げます。

手順1：請求書を作成してPDFに変換する

ExcelやWord、請求書作成ソフトで作成した請求書は、送付前にPDF形式へ変換します。理由は次のとおりです。

受信側で編集（改ざん）されにくい
端末やソフトの違いによるレイアウト崩れを防げる
スマホ・PCのどちらでも同じ見た目で開ける

ExcelやWordのまま送ると、数字を書き換えられるリスクや、相手の環境で体裁が崩れる懸念があるため避けましょう。

手順2：ファイル名とパスワードを整える

添付ファイルは、開かなくても内容がわかるファイル名にします。

例）請求書_2026年6月分_株式会社○○御中.pdf

請求書には金額や取引先情報といった機微な情報が含まれるため、必要に応じてファイルにパスワードを設定し、パスワードは別メールやチャットなど別経路で通知すると安全です。

手順3：件名・本文を整えて送信する

請求書を添付する旨を件名と本文の両方に明記します。件名の付け方は次章で詳しく解説します。送信前には以下を必ずチェックしましょう。

宛先（To/Cc）のメールアドレスは正しいか
請求書PDFを添付し忘れていないか
添付したファイルの内容・金額・宛名は正しいか
パスワードが必要な場合、別途通知する準備ができているか

宛先間違いや添付ミスは、情報漏えいや未払いの原因になります。送信ボタンを押す前のひと呼吸が重要です。

メールで請求書を送る際の件名の付け方

請求書メールは、他の業務メールに埋もれて見落とされると未払いにつながります。ひと目で内容がわかる件名を心がけましょう。

件名に入れるべき要素

請求書メールの件名には、最低限次の要素を盛り込みます。

「請求書」であること
対象の月や案件名
自社名（差出人がわかるように）

これらが揃っていれば、受信者は開封前に重要度と内容を判断できます。

そのまま使える件名の例

シーン	件名の例
月次の請求	【○○株式会社】6月分請求書送付のご案内
案件単位の請求	「Webサイト制作」請求書送付のお知らせ（○○株式会社）
原本を別途郵送	6月分請求書送付の件（原本は別途郵送いたします）

避けたい件名

「ご連絡」「お世話になっております」だけの抽象的な件名や、社名・月が入っていない件名は避けましょう。検索や見返しの際にも探しにくく、見落としのリスクが高まります。

【ケース別】請求書をメールで送るときの例文

ここでは、実務で頻度の高い3つのケースについて、コピーして使える例文を紹介します。宛名・自社名・金額などは自社の情報に置き換えてください。

ケース1：PDFのみで送付し、原本は郵送しない場合

最も一般的なパターンです。

件名：【○○株式会社】6月分請求書送付のご案内

○○株式会社 ○○部 ○○様

いつも大変お世話になっております。△△株式会社の□□です。

「○○○の件」につきまして、請求書を添付ファイルにてお送りいたします。ご査収のうえ、お手続きをお願い申し上げます。

・請求書番号：No.20260601 ・お支払期日：2026年6月30日

なお、本請求書は電子データでの送付とさせていただいております。紙の原本が必要な場合はお手数ですがご連絡ください。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

ケース2：PDFを送り、後日原本も郵送する場合

社内ルールで紙原本を求める取引先向けです。

件名：6月分請求書送付の件（原本は別途郵送いたします）

○○株式会社 ○○様

いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。

6月分の請求書を添付にてお送りいたします。あわせて、請求書の原本を本日付で郵送いたしましたので、後日お手元に届きます。

お手数ですがご査収のほど、よろしくお願いいたします。

ケース3：パスワード付きファイルを送る場合

機密性を重視する場合の文例です。パスワードは別メールで送ります。

件名：【○○株式会社】6月分請求書送付のご案内

○○株式会社 ○○様

いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。

6月分の請求書を、パスワード付きPDFにて添付いたします。パスワードは別メールにてお送りいたしますので、あわせてご確認ください。

ご査収のほど、よろしくお願いいたします。

請求書に記載すべき内容（インボイス制度対応）

メールで送る場合でも、請求書に記載する項目は紙と変わりません。インボイス制度（適格請求書等保存方式）に対応するため、記載要件を押さえておきましょう。

適格請求書（インボイス）の記載事項

適格請求書として認められるには、次の項目が必要です。

適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号
取引年月日
取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）および適用税率
税率ごとに区分した消費税額等
書類の交付を受ける事業者の氏名または名称（宛名）

登録番号や税率ごとの区分記載が漏れると、取引先が仕入税額控除を受けられなくなる恐れがあるため注意が必要です。

実務で添えると親切な項目

法的な必須項目に加え、次の情報を入れておくと取引先の処理がスムーズになります。

請求書番号
支払期限（支払期日）
振込先口座（銀行名・支店・口座種別・口座番号・名義）
振込手数料の負担に関する記載

なかでも支払期限は、未払いや入金遅れを防ぐうえで欠かせない項目です。請求書本文に支払期限を明記したうえで、メール本文にも同じ支払期限と振込先を再掲しておくと、取引先が添付ファイルを開かなくても支払いスケジュールを把握でき、入金漏れの抑止につながります。これらを定型化しておくと、毎回の作成ミスを減らせます。請求書まわりの勘定処理に迷ったときは、システム利用料勘定科目などの関連解説も参考にしてください。

メールで請求書を送るメリット

請求書のメール送付には、送る側・受け取る側の双方に利点があります。請求書をメールで送るメリットとして代表的なものを整理します。

コストと手間を削減できる

紙の請求書を郵送するには、用紙代・印刷代・封筒代・切手代といったコストに加え、印刷・封入・宛名書き・投函といった作業の手間がかかります。

メール送付に切り替えると、これらの金銭的・時間的コストを大幅に圧縮できます。発行件数が多い事業者ほど効果は大きくなります。

送付・修正のスピードが上がる

メールなら作成後すぐに届き、郵送のような到着までのタイムラグがありません。

締め日直前でも当日中に送付できる
記載ミスが見つかっても、修正版をすぐ再送できる
取引先からの問い合わせにも素早く対応できる

保管・検索・経理処理が効率化する

電子データは物理的な保管スペースが不要で、ファイル名や日付での検索が容易です。会計ソフトやクラウドサービスと組み合わせれば、発行から保存、経理処理までの流れを一元化できます。日々の帳簿管理を効率化したい場合は、エクセル帳簿の活用法も参考になります。

メールで請求書を送るデメリットと注意点

メリットの多いメール送付ですが、注意すべき点もあります。請求書をメールで送るデメリットと、請求書をメールで送る際の注意点を体系的に押さえておけば、情報漏えいや取引先とのトラブルを未然に防げます。事前に把握し、対策を講じておきましょう。

主なデメリット

デメリット	内容	対策
導入・運用コスト	保存要件を満たすシステム導入や運用負担が発生する場合がある	自社規模に合うツール選定、まずは無料・低コストから
情報漏えいリスク	誤送信や添付ミスで機密情報が流出する恐れ	パスワード設定・宛先ダブルチェック
取引先の対応可否	紙原本を求める取引先には別途対応が必要	事前確認・原本の併送

メール送付時に守るべき注意点

トラブルを避けるため、以下の点を徹底しましょう。

ファイル形式はPDFを使う（編集・改ざん・崩れを防ぐ）
内容がわかるファイル名を付ける
必要に応じてパスワードを設定し、別経路で通知する
件名・本文に請求書添付の旨を明記する
送信前に宛先・添付・金額をチェックする

ポイント：請求書は金額が絡む重要書類です。「PDF化・明確な件名・送信前チェック」の3点を習慣にするだけで、多くのトラブルを未然に防げます。

情報漏えいリスクへの具体的な対策

メール送付で最も警戒すべきなのが、宛先間違いや誤った添付による情報漏えいです。請求書には金額・取引先名・振込先口座といった機微な情報が含まれるため、ひとたび誤送信すると取引先からの信頼を損ないかねません。情報漏えいを防ぐには、送信前に宛先のメールアドレスを声に出して読み上げる、ToとCcを取り違えていないか確認する、添付した請求書PDFが正しい取引先・正しい月分かを開いて目視する、といった基本動作を徹底します。重要度の高い請求書はPDFにパスワードを設定し、パスワードは同じメールではなくチャットや電話など別経路で通知すると、万一の誤送信時にも中身を守れます。

取引先の対応可否によるトラブルを防ぐ

メール送付に切り替えても、取引先によっては紙原本の受領を社内ルールにしている場合があります。請求書をメールで送る際の注意点として、こうした対応可否のすれ違いは、最初の一通を送る前の確認でほぼ防げます。原本郵送が必要か、押印は要るか、指定のファイル形式やファイル名のルールはあるかを初回にすり合わせておけば、送り直しや催促といった手戻りを避けられます。

電子帳簿保存法への対応（メール送付した請求書の保存）

請求書をメールで送付する際に最も見落とされがちなのが、保存ルールです。電子帳簿保存法への対応を確認しておきましょう。

電子取引データは電子保存が義務

電子帳簿保存法により、2024年1月からメールやクラウドなど電子取引でやり取りした書類は、電子データのまま保存することが義務化されています。

受け取った側だけでなく、送った側も電子データで保存する必要がある
紙に印刷して保存するだけでは要件を満たさない
メール添付・ダウンロードURL経由のいずれも対象

満たすべき2つの要件

電子取引データの保存では、次の2つの要件を満たす必要があります。

要件	内容（いずれかの方法で対応）
真実性の確保	タイムスタンプの付与／訂正・削除の履歴が残るシステムの利用／事務処理規程の整備など
可視性の確保	「日付・金額・取引先」で検索できる状態／ディスプレイ・プリンタ等で速やかに出力できる環境

実務での進め方

小規模事業者であれば、まずは次のような運用から始められます。

ファイル名を「日付_取引先_金額」の形式で統一して検索性を確保する
専用フォルダにルールを決めて保存する
訂正・削除に関する事務処理規程を整備する

保存要件への対応はシステム選定にも関わります。会計まわりの費用処理についてはコピー代勘定科目や新聞代勘定科目など、関連する勘定科目の解説もあわせてご確認ください。

請求書作成・送付を効率化するサービスの選び方

請求書の作成・送付・保存を手作業で続けると、件数が増えるほど負担も比例して大きくなります。ここでは効率化の選択肢を中立的に整理します。

効率化の主な手段

手段	向いているケース	留意点
Excel／無料テンプレート	発行件数が少ない・コストを抑えたい	保存要件・転記ミス対策は自前で必要
クラウド請求書サービス	発行〜送付〜保存を一元化したい	月額利用料・運用ルール整備
会計ソフト連携	経理処理まで通しで効率化したい	既存ソフトとの連携可否を確認

無料のExcelテンプレートは各社が配布しており、まずはここから始める事業者も多くいます。発行件数が増えてきたら、保存要件への対応も含めてクラウドサービスへの移行を検討するとよいでしょう。

選定時のチェックポイント

インボイス制度・電子帳簿保存法に対応しているか
自社が使う会計ソフトと連携できるか
PDF送付・URL送付など取引先の希望に対応できるか
コストが発行件数に見合っているか

AI仕訳で請求書まわりの経理を効率化する

請求書のメール送付を効率化しても、受け取った請求書・領収書の仕訳入力は経理の大きな負担として残ります。ここでは自社サービスを紹介します。

AI仕訳（運営：株式会社Saucer）は、領収書・レシート・クレジットカード明細・銀行通帳などをスキャン（AI-OCR）し、AIが仕訳データを自動生成するサービスです。生成したデータは会計ソフトにCSVで取り込めます。

マネーフォワードクラウド会計／freee会計／弥生会計などへCSVで取込可能
1枚あたり数秒〜数十秒で仕訳データを生成
業界最安値水準（10円/枚）でのデータ化を訴求
税理士事務所の記帳代行、一般企業の経理いずれにも対応

請求書のメール送付で「発行側」の業務を軽くしたら、次は「受け取った書類の処理」も自動化することで、経理全体の入力負担を減らせます。

無料で試したい方は、AI仕訳の無料トライアルからお問い合わせください。料金・キャンペーンの最新情報は公式サイトでご確認いただけます。

請求書まわりの記事は請求書カテゴリにまとめています。あわせてご覧ください。

よくある質問（FAQ）

請求書はメールで送ってもいいですか？

はい、問題ありません。メールで送付した請求書の電子データは、原則として郵送した紙の請求書と同じ有効性を持ちます。民法・消費税法上も書面とデータで法的効力に差はありません。ただしトラブル防止のため、事前に取引先がメール送付に対応しているか、原本の郵送が必要かを確認しておきましょう。

請求書をPDFでメールで送ってもいいですか？

はい、PDF形式での送付が一般的かつ推奨されます。PDFは改ざんされにくく、レイアウトが崩れずどの端末でも同じように表示できるためです。ExcelやWordのまま送ると編集できてしまい、改ざんリスクや表示崩れの原因になるため、送付前にPDFへ変換しましょう。

請求書をメールで送る方法は？

①取引先にメール送付の可否と原本要否を確認 ②請求書をPDF化し、必要に応じてパスワードを設定 ③内容がわかるファイル名を付ける ④件名・本文に請求書添付の旨を明記 ⑤宛先・添付ファイル・金額を最終チェックして送信、という手順が基本です。本文中のケース別例文をそのまま使えます。

請求書はメールでも送れる？

送れます。インボイス制度や電子帳簿保存法の改正を機に、郵送からメール送付へ切り替える事業者が増えています。コスト削減・送付の迅速化といったメリットがある一方、電子取引データの保存義務など対応すべき点もあるため、ルールを押さえたうえで運用しましょう。

請求書をメールで送る際、原本（紙）も郵送すべきですか？

法律上、原本の郵送義務はありません。メール送付のPDFのみで完結できます。ただし取引先の社内ルールで紙原本を求められる場合があるため、初回取引時に「原本の郵送が必要か」を確認するのが確実です。郵送する場合は本文にその旨を明記しましょう。

メールで送った請求書に印鑑（社判）は必要ですか？

請求書への押印は法律上の義務ではなく、印鑑��なくても請求書は有効です。ただし商慣習として角印などを求められることがあるため、その場合はPDFに電子印鑑を入れるか、画像として押印を反映させて送付すると丁寧です。

請求書をメール送付した場合、データはどう保存すればいいですか？

電子帳簿保存法により、メールなど電子取引でやり取りした請求書は、送った側・受け取った側ともに電子データのまま保存する義務があります。「真実性の確保（タイムスタンプや訂正削除履歴、事務処理規程など）」と「可視性の確保（検索機能・ディスプレイ等での確認）」の要件を満たして保存する必要があります。

まとめ：正しいルールに沿って請求書をメールで送ろう

請求書をメールで送付することは法的にも問題なく、コスト削減・送付の迅速化・保管の効率化といった多くのメリットがあります。ポイントを最後に整理します。

送付前に取引先の対応可否と原本要否を確認する
ファイルはPDF化し、必要に応じてパスワードを設定する
件名・本文に請求書添付の旨を明記し、送信前にチェックする
メール送付した請求書は電子帳簿保存法に沿って電子保存する

これらの基本ルールを押さえれば、請求書のメール送付は安心して運用できます。発行業務を効率化したら、受け取った書類の仕訳作業もあわせて見直すと、経理全体の負担をさらに軽くできます。

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