検索キーワードでたどり着いた多くの方が知りたいのは、「結局どうやってExcelで請求書を作ればいいのか」というシンプルな答えです。この記事では、エクセル請求書作り方を初心者でも迷わない手順に分解し、テンプレート活用・関数での自動計算・PDF送付・インボイス対応まで一気通貫で解説します。
この記事の要点
- 最速は「無料テンプレートに自社情報を入力」する方法
- 自作するなら必須項目を満たしたフォーマットを一度作れば使い回せる
- 関数を入れれば金額・消費税・合計は自動計算できる
- 取引が増えたら効率化ツールへの移行も検討
まずは作り方を整理した早見表です。
| 作り方 | 難易度 | 所要時間(初回) | 向いている人 |
|---|---|---|---|
| 無料テンプレートを使う | ★☆☆ | 約5分 | とにかく早く1枚作りたい |
| ゼロから自作する | ★★☆ | 30〜60分 | 自社専用フォーマットが欲しい |
| 関数・マクロで自動化 | ★★★ | 1〜2時間 | 毎月多数の請求書を出す |
| 請求書作成ソフトに移行 | ★☆☆ | 即日 | 管理・保存まで効率化したい |
エクセル請求書作り方の全体像と必須項目
最初に「何を・どの順で作るか」の全体像を押さえると、後の作業が一気に楽になります。請求書は決まった様式が法律で定められているわけではありませんが、取引先が確認しやすく、かつ税務・インボイス制度に耐える項目構成が事実上の標準です。
請求書に記載すべき必須項目
適格請求書（インボイス）の要件も踏まえると、最低限そろえたい項目は次のとおりです。
- 表題（「請求書」と明記）
- 宛先（取引先の正式名称・敬称）
- 請求番号 / 発行日
- 自社情報（社名・住所・連絡先・登録番号）
- 取引明細（品目・数量・単価・金額）
- 税率ごとに区分した合計（8%対象・10%対象）
- 税率ごとの消費税額
- 請求金額の合計（税込）
- 振込先・支払期日
インボイス制度では「登録番号」「税率ごとの区分」「税率ごとの消費税額」の3点が特に漏れやすいポイントです。テンプレートを使う場合もこの3点が入っているか確認しましょう。
作成手順の全体フロー
迷わないよう、作業を5ステップに分けて進めます。
- 記載項目を決める（上記リストを確認）
- 用紙サイズ・レイアウトを設定する
- 項目の枠と見出しを作る
- 関数で金額・消費税・合計を自動計算にする
- PDFに変換して送付・保存する
この記事ではステップ2以降を順番に詳述します。一度フォーマットを完成させれば、翌月以降は宛先と明細を差し替えるだけで使い回せるのがExcelの強みです。
一番簡単なエクセル請求書作り方：無料テンプレートを使う
「今すぐ1枚出したい」なら、ゼロから作るより配布されているテンプレートを使うのが最短です。Microsoft公式やベンダーが、項目と数式があらかじめ組まれたファイルを無料配布しています。
Microsoft Excelのテンプレートを使う手順
Microsoftの請求書テンプレートは、合計を自動計算する数式やロゴ差し替えに対応しています。手順はシンプルです。
- ブラウザまたはExcelで請求書テンプレートを検索する
- 使いたいテンプレートを開く（ダブルクリック）
- セルの仮の値・社名を自社の情報に置き換える
- 保存・印刷、またはPDFとして共有する
ロゴを差し替えれば、取引のたびに自社ブランドを訴求する体裁の整った請求書になります。組み込み数式により合計の手計算ミスも防げます。
テンプレート配布サイトの比較
公式以外にも、各社が無料テンプレートを配布しています。主な配布元を整理しました。
| 配布元 | 形式 | インボイス対応 | 特徴 |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 | Excel | 要確認(自社調整) | 数式・ロゴ差替に対応 |
| 弥生(Misoca連携) | Excel/クラウド | 対応テンプレあり | ソフト移行がスムーズ |
| MakeLeaps | Excel | 対応テンプレあり | フォーマット集が豊富 |
| SpreadOffice | Excel | 対応 | 無料発行・送付に対応 |
どのテンプレートを選んでも、自社の登録番号・税率区分が入っているかだけは必ず確認してください。汎用テンプレは制度改正前の古い様式の場合があります。
テンプレートを使うときの注意
便利な一方で、ダウンロード後の調整は必要です。仮の住所や口座情報が残ったまま送ってしまうトラブルは典型的な失敗例です。配布元が異なると数式の組み方も違うため、金額が正しく合計されているかテスト入力で1度検算してから本番運用に移しましょう。
ゼロからエクセルで請求書フォーマットを作る手順
自社専用のレイアウトにしたい、テンプレートがしっくりこない、という場合は自作します。手順どおり進めれば初心者でも作成可能です。
レイアウトと枠組みを作る
まずは土台を整えます。
- 印刷用紙のサイズを設定（A4縦が一般的。「ページレイアウト」→「サイズ」）
- タイトル（表題）を作成（「請求書」を大きめのフォントで）
- 宛先・請求番号・発行日のエリアを作成
- 自社情報エリアを作成（社名・住所・登録番号・押印スペース）
- 取引明細の表を作成（品目／数量／単価／金額の列）
- 合計エリア（小計・消費税・税込合計）
罫線は「ホーム」→「罫線」でまとめて引き、列幅を整えると一気に請求書らしくなります。
見やすいレイアウトのコツ
読み手（取引先の経理担当）が確認しやすいことが信頼につながります。
- 金額列は**右揃え＋桁区切り（カンマ）**にする（セルの表示形式で設定）
- 合計欄は太字・背景色で目立たせる
- フォントは1〜2種類に絞り、サイズで強弱をつける
- 余白を確保し、項目を詰め込みすぎない
ポイントは「電卓を使わずに金額が追えるか」。明細→小計→消費税→合計の視線の流れが自然になるよう配置します。
インボイス要件を満たす設計
2023年10月開始のインボイス制度に対応するには、明細表を税率ごとに区分できる構造にします。8%対象と10%対象の行を分け、それぞれの小計と消費税額を別々に算出する欄を設けます。登録番号は自社情報エリアに固定で記載しておけば、毎回入力する手間がありません。
関数で金額・消費税・合計を自動計算する
数量を入れるだけで金額が出るようにすれば、計算ミスがなくなり作成時間も短縮できます。ここが「エクセルで請求書を自動作成する」の核心です。
基本の自動計算（金額・小計・消費税）
よく使う数式は次の4つです。*は掛け算、/は割り算を表します。
| 計算したいもの | 数式の例 | 解説 |
|---|---|---|
| 行ごとの金額 | =D5*E5 | 数量×単価 |
| 小計 | =SUM(F5:F20) | 明細金額の合計 |
| 消費税(10%) | =ROUNDDOWN(F21*0.1,0) | 端数は切り捨てが一般的 |
| 税込合計 | =F21+F22 | 小計＋消費税 |
消費税の端数処理は「切り捨て・切り上げ・四捨五入」のいずれかを取引先と統一します。ROUNDDOWN(切り捨て) が実務では多く使われます。
商品マスタから自動入力する（VLOOKUP / XLOOKUP）
商品コードを入れると品名・単価が自動で入る仕組みにすると、毎回の入力が劇的に楽になります。
- 別シートに「商品マスタ」（コード・品名・単価）を作る
- 明細の品名欄に
=VLOOKUP(コードセル, マスタ範囲, 列番号, FALSE)を入れる - 単価欄も同様に列番号を変えて参照する
新しいExcelなら XLOOKUP を使うとより直感的に書けます。型番や定番商品が多い業種ほど効果が大きい手法です。
マクロ（VBA）でさらに自動化
連番の自動採番、PDF一括出力、宛先の差し込みまで自動化したい場合はマクロ（VBA）が選択肢です。ただし作成・保守には知識が要り、ファイルが壊れた際の復旧も難しくなります。「毎月大量に発行する」「属人化を避けたい」段階に来たら、後述する専用サービスの方が結果的に低コストなこともあります。
作った請求書を送付・保存するときの注意点
請求書は作って終わりではありません。送付方法と保存方法を誤ると、トラブルや法令違反につながります。
メール送付はPDFに変換する
メールやクラウドで送る場合、ExcelファイルのままではなくPDFに変換してから送るのが鉄則です。
- Excelのまま送ると相手が数値を編集でき、改ざん・誤操作のリスクがある
- 環境によってレイアウトが崩れる
- PDF変換は「名前を付けて保存」→ファイル形式で「PDF」を選ぶだけ
メール本文には件名に会社名と「請求書」、本文に請求番号・金額・支払期日を記載すると、相手の処理がスムーズです。
郵送・押印の扱い
紙で郵送する場合は、印刷して封入します。請求書への押印は法的な必須要件ではありませんが、商慣習として求められる取引先もあるため、必要に応じて押印欄を設けます。
電子保存と電子帳簿保存法
電子データで受け取った・送った請求書は、**電子帳簿保存法**に沿った保存が必要です。
2022年1月の改正で電子取引データの電子保存が原則化されました。メールやクラウドでやり取りした請求書は、要件（真実性・可視性の確保など）を満たす形で保存する必要があります。
Excelでファイルをフォルダ管理するだけでは要件を満たしにくいため、取引が増える場合は専用システムの検討が現実的です。詳しい保存ルールは関連記事のエクセル 帳簿もあわせて参考にしてください。
エクセル請求書管理の課題と限界
Excelは手軽ですが、件数が増えると運用面の弱点が目立ってきます。移行の判断材料として課題を整理します。
よくあるトラブル
- ファイルを誤って上書き・削除してしまう
- 過去の請求書を探すのに時間がかかる
- 「いつ・誰に・いくら請求したか」の管理が煩雑になる
- 関数やマクロが特定の担当者しか分からず属人化する
- 法改正のたびにテンプレートを手直しする必要がある
Excel運用とサービス利用の比較
どこまでExcelで頑張り、どこで効率化に切り替えるかを比較表で整理します。
| 観点 | Excel(自作) | 無料テンプレ | 請求書作成サービス |
|---|---|---|---|
| 初期コスト | 0円 | 0円 | 無料枠〜 |
| 作成スピード | 中 | 速い | 速い |
| 連番・履歴管理 | 手作業 | 手作業 | 自動 |
| 法改正対応 | 自分で修正 | 配布元次第 | 自動更新 |
| 電帳法対応 | 工夫が必要 | 工夫が必要 | 標準対応が多い |
月数枚ならExcelで十分。月十数枚を超える、複数人で扱う、保存要件に確実に対応したいといった段階になると、ツール移行のメリットが上回ります。
移行を検討するタイミング
請求業務に「探す・直す・確認する」時間が増えてきたら見直しのサインです。請求の前段にある経理・記帳の負担も同時に見直すと、業務全体の効率が上がります。経費や仕訳の整理はエクセル 複式簿記やシステム利用料 勘定科目の記事も参考になります。
エクセル請求書作り方の次に考える請求業務の効率化
Excelの限界を感じたら、効率化の選択肢を知っておくと判断が速くなります。請求書の「作成」だけでなく、その手前の「経理データ作成」まで含めて考えるのがコツです。
請求書発行システム・クラウドの活用
エクセルよりも高度な選択肢として、請求書発行システム（クラウド型の請求書作成サービス）があります。請求書発行システムを使えば、テンプレート選択・自動計算・PDF発行・履歴管理・電帳法対応までワンストップで行えます。見積書・納品書・請求書を連動させて発行できるサービスも多く、見積書から納品書、請求書への変換がクリック操作で完結します。無料枠から始められるものも多く、初心者でも導入しやすいのが利点です。取引先ごとの定期請求やステータス管理など、Excelでは手間のかかる業務が自動化され、請求業務の効率化につながります。消費税率の改定や法令改正があっても配布元が様式を自動更新するため、テンプレートを手直しする手間もかかりません。
経理・記帳の前段を自動化する
請求書を出した後には、入金や経費の記帳という経理作業が続きます。ここを手入力でこなすと、請求業務を効率化しても全体の負担は減りません。領収書・明細のデータ化や仕訳の自動生成を取り入れると、請求から記帳までの流れがなめらかになります。仕訳の基礎はコピー代 勘定科目など、カテゴリページ仕訳・勘定科目の記事群も参考にしてください。
どこから手をつけるか
- 月数枚 → Excel＋テンプレートで十分
- 月十数枚〜 → 請求書作成サービスを検討
- 経理全体が重い → 記帳・仕訳の自動化まで含めて見直し
全部を一度に変える必要はありません。一番時間を取られている工程から自動化するのが失敗しないコツです。
【参考】記帳・仕訳の自動化なら「AI仕訳」
請求書作成そのものではなく、その後の経理・記帳の入力負担を減らしたい方向けに、自社サービスを1つだけ紹介します（中立的な比較情報は前章までを参照してください）。
AI仕訳（運営：株式会社Saucer）は、領収書・レシート・クレジットカード明細・銀行通帳などをAI-OCRで読み取り、AIが仕訳データを自動生成するサービスです。生成したデータはCSVで会計ソフトに取り込めます。
- 対応会計ソフト：マネーフォワード クラウド会計 / freee会計 / 弥生会計（CSVアップロードで取込）
- 入力負担をAIが肩代わりし、経理・記帳を効率化
- 税理士事務所の記帳代行から一般企業の経理まで対応
請求書をExcelで作りつつ、記帳の手間だけを軽くしたい――そんな段階の方に向いています。料金やキャンペーンの最新情報は公式サイトでご確認ください。
無料で試す：AI仕訳の無料トライアルは https://ai-shiwake.com/inquiry から申し込めます。製品理解を深めたい方はカテゴリページAI仕訳（製品理解）もご覧ください。
まとめ：エクセル請求書作り方の要点
最後に、本記事のエクセル請求書作り方の要点を振り返ります。
- 最速はテンプレート：Microsoftやベンダー配布の無料テンプレに自社情報を入力すれば数分で発行できる
- 自作なら必須項目を網羅：表題・宛先・登録番号・税率区分・消費税額・振込先を満たす
- 関数で自動計算：
SUM・ROUNDDOWN・VLOOKUP/XLOOKUPで金額・消費税・合計を自動化 - 送付はPDF、保存は電帳法対応：メールはPDF変換が原則
- 件数が増えたら効率化：サービス移行や記帳自動化で全体最適を図る
Excelは無料で柔軟、まず1枚作るには最適なツールです。一方で件数や管理が増えると課題も出てきます。自社の取引量と運用体制に合わせて、テンプレート・自作・関数自動化・サービス移行を使い分けるのが、もっとも効率的な進め方です。
よくある質問（FAQ）
Q. エクセルで請求書を作成するにはどうしたらいいですか？ 用紙サイズを設定し、表題・宛先・請求番号・発行日・自社情報・取引明細・合計金額・振込先などの必須項目を配置すれば作成できます。最短は無料テンプレートに自社情報を入力する方法です。
Q. エクセルで請求書を自動作成するには？
SUMやROUNDDOWNで金額・消費税・合計を計算し、VLOOKUP/XLOOKUPで商品マスタを参照すれば、数量入力だけで自動計算されます。連番管理まで自動化したい場合はマクロや専用サービスが有効です。
Q. 無料のエクセルで請求書を作成できるソフトは？ Microsoft 365のテンプレート、弥生のMisoca（月10枚まで無料）、各クラウドサービスの無料枠、MakeLeaps・SpreadOfficeなどの配布サイトが利用できます。
Q. エクセルで請求書は書けますか？ 書けます。必須項目を満たせば提出可能な請求書を作成できます。ただしメール送付時はPDF変換、電子保存時は電子帳簿保存法への対応が必要です。
Q. エクセル請求書はインボイス制度に対応できますか？ 登録番号・税率ごとの区分・税率ごとの消費税額を記載できるよう設計すれば対応できます。国税庁の適格請求書要件と照合して記載漏れを確認しましょう。